복잡한 장기요양 행정 업무를 한 번에! 케어포 프로그램 입력방법 간단하게 해결하는 방법
당겨주세요!
노인장기요양기관을 운영하거나 종사하시는 분들에게 가장 큰 업무 부담은 역시 ‘서류와 기록’입니다. 특히 평가 시즌이 다가오면 수많은 기록지를 수기로 작성하거나 일일이 대조하는 작업에 많은 시간을 빼앗기게 됩니다. 이러한 고충을 해결해 주는 것이 바로 실버케어 전산 시스템인 케어포입니다. 오늘은 케어포 프로그램 입력방법 간단하게 해결하는 방법을 중심으로, 업무 효율을 극대화할 수 있는 핵심 노하우를 정리해 드립니다.
목차
- 케어포 프로그램 도입의 필요성과 장점
- 케어포 프로그램 기본 설정 및 기초 자료 입력법
- 급여제공기록지 및 간호/물리치료 기록 입력 최적화
- 스마트폰 앱을 활용한 실시간 태그 전송 및 입력법
- 공단 심사 대비 데이터 검토 및 오류 수정 방법
- 케어포 프로그램 입력 시간을 줄여주는 핵심 기능 요약
케어포 프로그램 도입의 필요성과 장점
장기요양기관은 매일 수많은 기록을 남겨야 하며, 이는 곧 국민건강보험공단 평가의 척도가 됩니다.
- 행정 업무의 간소화: 수기 작성 대비 작성 시간을 50% 이상 단축할 수 있습니다.
- 데이터의 일관성 유지: 입소자 정보와 급여 제공 기록이 연동되어 중복 입력의 번거로움이 없습니다.
- 평가 대비 용이: 공단 평가 기준에 맞춘 양식을 제공하여 누락된 항목을 쉽게 파악할 수 있습니다.
- 실시간 모니터링: 관리자가 현장에서 일어나는 서비스 내역을 실시간으로 확인하고 관리할 수 있습니다.
케어포 프로그램 기본 설정 및 기초 자료 입력법
프로그램을 효율적으로 사용하기 위해서는 초기 세팅이 가장 중요합니다. 첫 단추를 잘 끼워야 추후 입력 과정이 간소해집니다.
- 수급자 기초 정보 등록
- 성명, 생년월일, 장기요양번호, 등급, 유효기간 등을 정확히 입력합니다.
- 인정서 및 표준장기요양이용계획서를 바탕으로 급여 종류를 설정합니다.
- 직원 및 일정 등록
- 요양보호사, 사회복지사, 간호사 등 직종별로 권한을 부여합니다.
- 월간 일정을 미리 등록하여 기록지 작성 시 대상자가 자동으로 매칭되게 합니다.
- 맞춤형 마스터 구축
- 제공하는 서비스(식사, 세면, 배설 등)의 기본값(Default)을 설정해 둡니다.
- 자주 사용하는 특이사항 문구를 미리 등록하여 클릭 몇 번으로 입력을 완료합니다.
급여제공기록지 및 간호/물리치료 기록 입력 최적화
가장 빈번하게 발생하는 입력 업무입니다. 일괄 입력 기능을 활용하는 것이 핵심입니다.
- 일괄 입력 기능 활용
- 다수의 수급자에게 동일한 시간대에 제공된 서비스(예: 식사 보조, 일상생활 지원)는 일괄 선택하여 한 번에 저장합니다.
- 개별적인 변화가 없는 항목은 ‘이전 기록 불러오기’를 통해 입력 시간을 단축합니다.
- 항목별 세부 입력 요령
- 식사: 일반식, 죽식 등 종류와 섭취량을 수치화하여 입력합니다.
- 투약: 처방전에 따른 투약 시간을 설정하고 체크박스 형태로 기록합니다.
- 위생: 세수, 목욕, 양치질 등의 수행 여부를 단계별(완전 도움, 부분 도움 등)로 체크합니다.
- 간호 및 물리치료 연동
- 바이탈 체크(혈압, 혈당, 체온) 데이터는 그래프로 자동 변환되므로 수치만 정확히 기입합니다.
- 물리치료 계획에 따른 시행 여부를 기록하고 소요 시간을 자동 계산하게 설정합니다.
스마트폰 앱을 활용한 실시간 태그 전송 및 입력법
PC 앞에 앉아 있는 시간을 줄이는 것이 진정한 업무 효율화의 시작입니다.
- 모바일 앱 설치 및 연동
- 요양보호사 스마트폰에 케어포 앱을 설치하고 본인 인증을 거칩니다.
- NFC 태그 또는 QR 코드를 활용하여 현장에서 즉시 시작/종료 시간을 기록합니다.
- 현장 즉시 입력 시스템
- 서비스 제공 직후 현장에서 스마트폰으로 관찰 기록을 남깁니다.
- 음성 인식 기능을 활용하여 긴 특이사항 내용을 텍스트로 변환해 저장합니다.
- 사진 첨부 기능 활용
- 프로그램상 서류만으로 증빙하기 어려운 신체 변화나 활동 내역을 사진으로 찍어 즉시 업로드합니다.
- 업로드된 사진은 자동으로 해당 수급자의 기록지로 분류되어 관리됩니다.
공단 심사 대비 데이터 검토 및 오류 수정 방법
입력만큼 중요한 것이 검토입니다. 케어포의 검증 기능을 통해 오류를 사전에 차단합니다.
- 미작성 기록지 추출
- 대시보드 기능을 통해 당일 또는 당월 미작성된 기록지를 한눈에 파악합니다.
- 누락된 항목이 있는 경우 붉은색 알림 표시를 통해 즉각적인 수정을 유도합니다.
- 중복 및 충돌 확인
- 동일 시간에 두 가지 서비스가 중복 입력되었는지 시스템이 자동으로 걸러냅니다.
- 직원의 근무 시간과 급여 제공 시간이 일치하는지 대조 확인합니다.
- 평가 항목 자가 점검
- 공단 평가 지표에 따른 통계 데이터를 산출하여 우리 기관의 취약점을 분석합니다.
- 욕구 사정, 낙상/욕창 위험도 평가 등의 갱신 주기를 알림으로 받아 기한 내에 갱신합니다.
케어포 프로그램 입력 시간을 줄여주는 핵심 기능 요약
마지막으로 업무 속도를 2배 이상 높여주는 꿀팁들을 정리합니다.
- 상용구 등록: 자주 쓰는 관찰 총평은 10개 내외의 템플릿으로 만들어 클릭만 하세요.
- 키보드 단축키 활용: 저장(S), 다음 수급자 이동(N) 등 기본 단축키를 숙지하면 마우스 이동 시간을 줄입니다.
- 엑셀 업로드 활용: 많은 양의 수급자 변동 사항은 엑셀 양식에 맞춰 한 번에 업로드하는 것이 빠릅니다.
- 자동 계산 기능 활성화: 식사 섭취량 합계, 총 서비스 시간 등을 수동으로 계산하지 말고 시스템 자동 합산 기능을 켭니다.
- 주간/월간 보고서 자동 생성: 매번 따로 작성할 필요 없이, 일일 기록이 모여 자동으로 보고서 양식이 완성되도록 설정합니다.
케어포 프로그램 입력방법 간단하게 해결하는 방법의 핵심은 ‘초기 세팅’과 ‘모바일 활용’ 그리고 ‘일괄 처리’에 있습니다. 시스템이 제공하는 자동화 기능을 적극적으로 활용한다면, 행정 업무에 쏟는 에너지를 수급자 어르신들에게 직접 서비스를 제공하는 소중한 시간으로 돌릴 수 있을 것입니다. 지금 바로 우리 기관의 세팅 상태를 점검해 보시기 바랍니다.